Access excel 汇 入

附註: Microsoft Access 不支援使用套用的敏感度標籤匯入Excel資料。 做為因應措施，您可以先移除標籤再匯入，然後在匯入後重新套用標籤。 如需詳細資訊，請參閱在Office中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。

本文將示範如何將資料從Excel移至 Access，並將資料轉換為關聯式資料表，以便同時使用Microsoft Excel和 Access。 摘要來說，Access 最適合用於擷取、儲存、查詢及共用資料，而Excel最適合用來計算、分析及視覺化資料。

使用 Access 或Excel管理資料的兩篇文章以及搭配Excel使用 Access 的前 10 個理由，討論哪一個程式最適合特定工作，以及如何一起使用Excel和 Access 來建立實用的解決方案。

當您將資料從Excel移至 Access 時，程式有三個基本步驟。

附註: 如需 Access 中資料模型和關聯的相關資訊，請參閱 資料庫設計的基本概念。

步驟 1：從 Excel 匯入資料至 Access

匯入資料是一項作業，如果需要一些時間來準備和清除資料，作業可能會更順暢。 匯入資料就像搬家一樣。 如果您在搬家之前清理並整理您的物品，將物品整理到新家中會容易得多。

在匯入之前先清除您的資料

將資料匯入 Access 之前，Excel建議您：

• 將包含非原子資料的儲存格轉換 (即一個儲存格中的多個值) 為多個欄。 例如，「技能」欄中包含多個技能值的儲存格，例如「C# 程式設計」、「VBA 程式設計」和「Web 設計」，應該分隔每個欄只包含一個技能值。

• 使用 TRIM 命令移除前置、結尾和多個內嵌空格。

• 移除非列印字元。

• 尋找並修正拼字和標點符號錯誤。

• 移除重複的列或重複的欄位。

• 確定資料欄不包含混合格式，尤其是格式化為文字或日期格式化為數位的數位。

如需詳細資訊，請參閱下列Excel說明主題：

• 讓您的資料更簡潔的十大絕佳方法

• 篩選唯一值或移除重複的值

• 將儲存成文字的數值轉換成數值格式

• 將以文字形式儲存的日期轉換成日期

附註: 如果您的資料清理需求很複雜，或您沒有時間或資源可以自行自動化程式，您可以考慮使用協力廠商廠商。 如需詳細資訊，請在網頁瀏覽器中搜尋您最愛的搜尋引擎所提供的「資料清理軟體」或「資料品質」。

選擇匯入時的最佳資料類型

在 Access 的匯入作業期間，您想要做出良好的選擇，以便在發生任何需要手動介入的) 轉換錯誤時，收到一些 (。 下表摘要說明當您將資料從Excel匯入 Access 時，Excel數位格式和 Access 資料類型如何轉換，並提供一些在匯入試算表精靈中選擇最佳資料類型的秘訣。

資料一旦在 Access 中，您就可以刪除Excel資料。 刪除活頁簿之前，請記得先備份原始活頁簿Excel。

如需詳細資訊，請參閱 Access 說明主題：匯入或連結至Excel活頁簿中的資料。

以簡單的方式自動附加資料

使用者Excel一個常見問題是，將具有相同資料行的資料附加到一個大型工作表中。 例如，您可能有一個資產追蹤解決方案，從Excel開始，但現在已經成長為包含來自許多工作組和部門的檔案。 這些資料可能位於不同的工作表和活頁簿中，或是來自其他系統之資料摘要的文字檔中。 在 Excel 中沒有使用者介面命令或簡單的新增類似資料的方法。

最佳的解決方案是使用 Access，您可以使用 [匯入試算表精靈]，輕鬆地將資料匯入並附加到一個資料表中。 此外，您可以將大量資料附加到一個資料表中。 您可以儲存匯入作業、將它們新增為排程的 Microsoft Outlook工作，甚至使用宏來自動化程式。

步驟 2：使用 [資料表分析精靈] 將資料正規化

乍看之下，逐步完成資料正規化的程式似乎有點困難。 幸好，透過 [資料表分析精靈]，將 Access 中的資料表正規化是一個更容易的程式。

1. 將選取的資料行拖曳到新資料表，並自動建立關聯

2. 使用按鈕命令重新命名資料表、新增主鍵、將現有的資料行設為主鍵，以及復原上一個動作

您可以使用此精靈執行下列動作：

• 將資料表轉換成一組較小的資料表，並自動建立資料表之間的主鍵和外鍵關聯。

• 將主鍵新增至包含唯一值的現有欄位，或建立使用 [自動編號] 資料類型的新識別碼欄位。

• 使用串聯更新自動建立關聯以強制執行參考完整性。 系統不會自動新增串聯刪除以避免意外刪除資料，但您可以稍後輕鬆新增串聯刪除。

• 搜尋新資料表以尋找重複或重複的資料 (，例如使用兩個不同電話號碼的同一位客戶) 並視需要更新。

• 備份原始資料表，並在其名稱中附加「_OLD」來重新命名。 然後，您會建立一個以原始資料表名稱重新建構原始資料表的查詢，讓任何以原始資料表為基礎的現有表單或報表都可與新的資料表結構搭配使用。

如需詳細資訊，請參閱 使用 [資料表分析器] 將您的資料正規化。

步驟 3：連線從 Excel 存取資料

在 Access 中將資料正規化並建立重新建立原始資料的查詢或資料表之後，從Excel連線到 Access 資料是一個簡單的問題。 您的資料現在會以外部資料源的形式在 Access 中，因此可以透過資料連線連線到活頁簿，資料連線是用來尋找、登入及存取外部資料源的資訊容器。 連線資訊會儲存在活頁簿中，也可以儲存在連線檔案中，例如 Office Data Connection (ODC) 副檔名 (.odc 副檔名) 或 (.dsn 副檔名) 。 連線到外部資料之後，您也可以在 Access 中更新資料時，自動重新整理 (或從 Access 更新Excel活頁簿) 活頁簿。

如需詳細資訊，請參閱從外部資料源匯入資料 (Power Query)。

將您的資料匯入 Access

本節會逐步引導您完成將資料正規化的下列階段：將「銷售人員」和「位址」欄中的值分割成其最原子部分、將相關主體分隔至他們自己的資料表、將這些資料表從Excel複製並貼到 Access、在新建立的 Access 資料表之間建立重要關聯，以及在 Access 中建立並執行簡單的查詢以傳回信息。

非正規化表單中的範例資料

下欄工作表包含銷售人員欄和 [位址] 欄中的非原子值。 這兩欄應該分割成兩個或多個獨立的欄。 此工作表也包含銷售人員、產品、客戶和訂單的相關資訊。 此資訊也應依主體進一步分割成個別的資料表。

需要更多協助嗎？

您可以隨時詢問 Excel 技術社群中的專家，或是在 Answers 社群取得支援。