現今職場上常使用電子郵件聯繫,無論在求職面試階段、外商公司內部、或是與海外客戶往來,英文email更是免不了的溝通工具。不過,一封完整的email應該具備哪些基本架構?該怎麼寫才能言簡意賅又不失禮?儘管網路上有許多現成的英文信件模板可以參考,但是面對職場上多樣的溝通情境,若貿然套用模板卻忽略用字遣詞的細節,反而容易出錯,甚至造成誤解。因此,讓我們從基本的信件架構看起,逐步掌握主旨、開頭、內文、結尾等環節,一窺撰寫英文email的5大重點! Show (1) 架構-下筆前掌握email基本架構 無論中文或英文,email架構基本上由「主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名」共5個部分組成(如下圖),僅在段落、標點等格式細節上略有差異。以段落編排為例,英文信件可以和中文一樣,在每段開頭縮排(如下圖,縮排約4~5個字母的空間),也可以選擇齊頭式的寫法,讓信中每段文字都從左邊邊界起頭;標點符號部分,英文書信主要使用「半形」的逗號(comma)與句號,將標點符號接續在單字後方,並與下個單字間保留空格,應避免使用中文的全形符號。 (2) 主旨-好的email主旨應符合哪些條件? 一封好的email必須具備「用字精簡、目標明確、呼應內文」的信件主旨!若主旨欄位空白或詞不達意,不但可能使收信人漏掉信件,也容易造成誤解,被當成垃圾信件處理。尤其對於求職、產品行銷、合作洽詢等收件者「未必需要回信」的情境,如何讓自己的信件從收件人每天可能收到的上百封信件中脫穎而出,勢必需要一個言簡意賅的信件主旨! 主旨需要多「精簡」?如何呼應內文? 以下表為例,儘管信件的主旨文字應簡短有力,但仍須要適當融入內文重點,才能讓收信者一目了然,掌握「來信者目的」,避免在第一時間只感到「關於哪方面的問題?」、「有哪些請求?」、「要促銷什麼?」等困惑,甚至因而選擇忽略該信件,優先處理其他主旨明確的來信! (3) 開頭-Dear?Hi?稱謂怎麼用才不失禮? 英文Email開頭通常會在收件者名字前搭配Dear和Hi以示禮貌、友善,但是該怎麼用才不失禮呢?一般而言,正式信件常使用「Dear _______ ,」開頭,這裡的Dear並非直譯為中文的「親愛的」,而是一種正式且親切的打招呼方式,類似「致⋯⋯」的概念,可用於對客戶、上司、長輩等較正式、禮貌的溝通情境;Hi則適合更為親近、熟悉的對象,例如朋友、同事間聯繫等比較輕鬆的信件氛圍。 若以職場的情境而言,我們通常可以從3個原則判斷該使用Dear或是Hi,也可以參考下表的舉例整理: 如果還是難以判斷呢?最簡單的方式就是複製對方來信的稱謂比照辦理,確保不至於冒犯對方;若是第一次與對方聯絡,則建議使用Dear較為保險。 若使用稱謂,留意男女、職業有別! 此外,傳統紙本書信的開頭常使用「Dear+稱謂+姓氏」的完整寫法,在部分正式的Email也會使用,稱謂通常會依性別、職業區分,下表為大家整理幾個最常用的稱謂。值得留意的是,因為稱謂是簡寫,連同句點算是一個單字,所以和姓氏之間要有空格,不可連在一起,例如「Mr. Trump,」,而非「Mr.Trump,」。 (4) 內文-該如何呈現才能言簡意賅? 一封好的英文信件,最重要的是簡單明瞭。因此,第一段通常會開門見山說出來信的目的。若是非正式的信件則多會先以噓寒問暖做開頭,先關心對方一番。針對職場情境的商業書信,我們整理幾個經常被使用,但需要特別注意與避免的字詞和用法,在撰寫時要多加注意,才不會造成對方的誤會(如下表)。 英文email在內文的各段文字之間,通常會善用「空行」的形式,讓信件排版更舒適也更容易閱讀。例如開頭稱謂與內文之間、各段落之間都可用空行隔開。 小提醒:若以商業書信而言,信件的結尾通常會加上一句收尾的話,例如表達感謝之意的「Thank you for your assistance.」或表示期待對方回覆的「Looking forward to hearing from you soon.」。 (5) 結尾-用對結尾敬語,讓你有個完美的結束! 説到英文書信的結尾用語,大家最熟知的就是「Best regards,」或「Sincerely,」,其實除了這兩個,還可以根據email的情況以及對象來使用不同的結尾用語,讓你的email有個更完美的收尾! 看完職場英文email的5大基本要領,想必你已經了解一封好的英文email需要具備什麼條件,只要多加練習與熟悉,很快就能脫離只會套用模板的日子了。就如同前面所提,一封得體的英文email可以適時展現你的專業,也會影響對方對自己的評價,所以千萬不要忽視英文email的書寫學問! 本篇文章部分資訊來源參考自國立台灣大學 史嘉琳 老師 之臉書粉絲專頁 (Karen on Ivy League Analytical English)及 熊偌均 Melissa Hsiung 文章
隨著國際化的潮流,使用英文的機會越來越多,也常碰到要與外國人通信的時候,一起看看我們精心彙整的信件格式,讓你用英文寫信也不害怕! 今天的懶人包會教大家寫信的基本格式,分成書寫信件及電子郵件兩類。信件的用語和風格還有分正式跟非正式,正式的像是寫給老師、老闆或客戶等,非正式的則是寫給朋友、家人等,而今天教的是信件的基本格式,所以基本上都可以套用喔! 信件開頭很重要,根據性質與對象不同,要用不同的稱呼,以下提供常見的稱呼語。 1. Dear 幾乎適用於各種情況,對象可以是熟識的人、同事或老闆。但是根據不同的熟識程度,「Dear」一字會有不同的用法。 若關係很熟,可以只寫名字,但如果對方是同事或上司,男同事要加「Mr.」,女同事則加「Ms.」;如果知道這位女性的婚姻狀況,已婚要加「Mrs.」,未婚要加「Miss」。 此外,如果你們之間不熟,就要以「Mr.」或「Ms.」加姓稱呼對方,或是連名帶姓稱呼。如果不確定對方的性別,用「dear」加姓名就可以了。 再為大家補充,Mr.為「先生」,是「Mister」的簡稱,未婚或已婚的男性都可以用此稱呼;「Mrs.」為「太太」,是「Mistress」的簡稱,「Miss」為「小姐」,用於未婚女性,「Ms.」則用於婚姻狀況不明的女性。 接下來我們以「Taylor Swift」這個名字為例,其中「Taylor」是所謂的名(first name / given name)、「Swift」是姓(last name / surname)。 *補充* 2. Dear sir / madam 這個稱謂用在當你不知道對方姓名的時候,在以前比較常用,現在可能被視為老式的用法。「sir」用於男性,「madam」用於女性。 3. To whom it may concern 如果不知道對方的性別,且用在正式的情況下,可以使用這個稱呼。這用法多用在公事上,尤其是當你寄信到一個公家機關或公司,不確定是寫個哪個特定的人的時候。 4. Good morning / afternoon / night 除了以對方姓名稱呼為開頭,當然也可以使用早安、晚安等用語,此用法不是那麼正式,不過祝對方有個美好的早晨,會為信件帶來增進關係的效果,建議用在剛認識的人身上,或已熟識的人也可以。 5. Hello / Hi 這個用法為非正式的用法,多用於電子郵件中,並且用在比較熟識的對象身上。 *補充* Photo Credit:Tyler Burrus @Flickr CC BY SA 2.0 二、Closing lines 結論語句在結尾用語之前,常伴有一句總結,以下提供我們寫信時最常使用的三種結論。 1. 期待回覆類
2. 熱心服務類
3. 感謝客氣類
三、Sign-offs 結尾用語信快寫完了,最後就是結尾用語囉!如同中文信件的「敬上」、「謹上」等,英文信件也有分正式跟非正式兩類,建議大家依收件者與自己的關係,以及信件內容的正式性來決定要使用哪一類,以下提供常見的基本用語。 1. 正式
2. 非正式
*補充* 四、範例看完了基本的信件格式,就來看看以下兩個範例吧!第一個信件內容比較正式,另一個較偏日常用法。 1. letter
2. email
原文出處:書寫信件、電子郵件很難下筆嗎?信件格式懶人包,讓你寫信一把罩! 責任編輯:李牧宜 英文信结尾怎么写?英文信件結尾除了Best Regards ,還能這麼用?. Love. ... . Cheers. ... . Take care. ... . Yours / Yours truly. ... . Best / Best wishes. ... . Sincerely / Sincerely yours / Yours sincerely. ... . Regards / Best regards.. 英文邮件开头怎么写?英文邮件称呼 最安全的开头方式是用“Dear Professor xxx”。 或者用Hello/Hi Professor xxx来做开头也可以,不过取决于邮件的正式程度 。
邮件开头怎么写?电子邮件开头要包含的内容. 1. 称呼或问候 根据您需要的正式程度,从适当的问候开始。 ... . 2. 简介及发邮件的理由(如有需要) 第一次给某人写信时,请介绍自己并附上关于电子邮件目标的简明句子。 ... . 3. 开场白/祝福(可选) ... . 4.感谢行(可不写) ... . 专业的电子邮件问候 ... . 普通电子邮件开头短语 ... . 跟进电子邮件开场白 ... . 回复邮件开头短语. Email开头结尾怎么写?1. 正式的或商務的:. Dear Sir/ Madam, Dear Sir or Madam, To whom it may concern: ... . 美式英文使用: Sincerely Yours, ... . 英式英文使用: Yours faithfully, (當你開頭的問候語使用Dear Sir/ Madam,). |