自序 Show 我的第一份工作,是統計工程師,負責異常診斷與製程良率提升。就如同大多數的工程師一樣,每天加班熬夜是常態,只為了完成公司交辦的任務。 「那個工作報告做出來了嗎?」 「不要總是要我催,你要自動自發一點。」 「你這寫的是什麼東西?完全沒重點!你到底想表達什麼?」 剛出社會的我,很努力、也不是不懂得如何解決工作上的問題;但是,永遠跟不上主管與同事的步調。每天都是第一個到辦公室、最後一個離開,都已經加班在做事了,卻還是得不到肯定的,這種感覺真的很不好受!我記得在學校時,我的表現和產出速度都很不錯的啊。 現在怎麼會這樣?到底問題出在哪裡,我也想要產出的又快、又好;但是,時間真的不夠啊! 日本人才養成顧問吉田幸弘曾說過,工作做不完的理由,除了做事不得要領之外,絕大部分來自於求好心切的心態。 認真、周到當然不是壞事,但若不懂得適可而止,到頭來把自己搞得身心俱疲,工作成效就會降低、速度也會愈來愈慢,然後陷入了惡性循環。 我,就是屬於這種人。 「奕酉,你要懂得work smart, not work hard!」 一位前輩看我在煩惱,走過來給了我一個建議,但我並沒有領情。 「你覺得產出的價值與時間的關係,應該是哪一條?」 「我覺得是第一條,完成工作的價值應該是循序漸進的。」 「你說的是截止日期嗎?可是我時間不夠怎麼辦!」 「什麼意思?!」 「我不懂你的意思,我要如何讓它變成第二條曲線?」 我好像明白了什麼,但又不是很確定。前輩看我一臉疑惑,又繼續補充說明。
「比方說一項專案進行中,主管臨時要你做進度報告,你認為這時候應該說什麼?」 「不對。主管最關心的,是專案的進度有沒有落後?如果沒有落後,那麼他對於其他的細節並沒有那麼感興趣。這並不是說他不在意,只不過不是當下他迫切需要的資訊。」 「原來如此。那如果進度落後了呢?」 「如果進度落後了,這時候主管最想知道的,是落後有多嚴重?多久可以追上?有沒有什麼他可以做的,能盡快縮短這段落差?」 「當然要。但你得先讓主管了解剛剛我說的那些,然後才是原因。否則,只會讓主管覺得你是在找藉口,是個不靠譜的人。」 「沒錯!重要的先做、時時有產出、定期做回報,就會讓人覺得你是個工作效率很高的人;花同樣的力氣,給人的觀感卻大不相同。而且能發現不符合主管預期的,就能及時做出調整;總比你悶著頭做完了,結果發現不是主管想要的,白費了力氣又不被肯定來得好吧?」 「嗯,你說得沒錯……」 「奕酉,你知道高產出的訣竅是什麼嗎?」 「很簡單,就是超乎對方的預期。不一定要做的很多,但一定要滿足對方想要的,而且再超出一點點;至於他不關心的,你做再多也沒有太大價值。」 「再分享給你一句話,這也是我從其他前輩那邊聽來的,也許你現在不懂,但一定要好好體會,對你未來的職涯發展會有很大幫助的。」 「光說不練假把戲,光練不說真沒戲。職場上只會說、不會做的人固然討厭,但那也是一種存活的本事;至於能力很強卻不會表達的人,往往都是輸給能力沒你強、但很會說的人。」 直到多年後,我才體會這段話的意思。不過,那也是我歷經多個職務轉換、跌跌撞撞才學會的道理,也是我養成高產出本事的基礎。 有了正確的方向,產出的方法與技巧才能發揮效益。 我開始在網路上分享我的職場經驗、分享我看過的每一本書,然後獲得了許多合作機會,也有了出書的機會。這是我的第二本書,雖然只投入了二個多月就寫完,但卻花了我近二十年的時間去磨練與體會;這些產出方法改變的我的人生,我相信你也可以。 你有沒有遇過一種情形?當你面對主管或客戶做簡報的時候,他開始眉頭深鎖,語重心長地說道:「講重點…」。當下你亂了分寸,心想我已經準備了這麼多資料卻仍被嫌棄,到底是哪裡出了問題? 當人們過度關注輸入,卻忽略了輸出在資訊爆炸的時代,取得資訊的管道越來越多,也越來越容易。許多人追逐著吸收更多的資訊,卻很少回頭思考,自己處理這些資訊的方式跟技巧。在職場上也常見到,投影片充滿了密密麻麻的文字和圖表,卻讓人抓不到其中的重點。 然而,光是擁有一堆資訊還不夠,你還得學會如何消化吸收,轉化成別人看的懂的東西。因此,懂得把資訊的「輸入」轉化成有價值的「輸出」,讓每次的「產出」都能講到對方心中的「重點」,就成了每個職場人必備的關鍵技能。 究竟,我們該如何建立一套屬於自己的「講重點」技巧呢? 《高產出的本事》是一本必讀之作最近上市的《高產出的本事》這本書,就是談論「化輸入為輸出的產出技巧」的翹楚。這本書的作者是職人簡報培訓專家劉奕酉,我長期追蹤他的 Medium 專欄,他是我目前看過能將簡報做得既精簡又精美,而且總是直指核心重點的人。 他曾經說過:「在大數據時代,能夠自主思考、表達觀點並採取行動,也就是能運用自身的知識與技能進行產出的人,將會是未來能存活得更好的人。」人們欣賞能夠化繁為簡、講話總是提綱契領的人。這種人讓人感到「有料」。 在這本書裡,作者毫不藏私地提供高效產出的祕訣:八個表達框架、四個圖解模板、產出內容的鑽石架構、五種產出之後的應用方法。這本書的內容豐富、論述精準、舉例貼切,是一本非常適合擺在辦公室的案頭書。 以下,我除了簡述書中部分的精華,還會結合我自己在職場帶領團隊的經驗,另外挑出「八個表達框架」特別著墨,用一張圖整理成「八個講重點的訣竅」。希望能讓你學會正確的表達方式,讓自己成為一個講話「有條有理」、總是「講重點」的人。 為什麼要學「優勢輸出」模型?懂得把雜亂無章的資訊,整理成結構化、條列式精闢見解的人,在職場上的優勢會越來越大。我很推薦作者提倡的「優勢輸出」模型,他強調掌握這套優勢輸出模型的人,在未來會無往不利。 在〈專業有價、產出有值;有本事產出,就能讓價值兌現〉這篇文章裡,作者將這個模型分為四個步驟:定位、重組、產出、場景。
那麼,學會優勢輸出模型的人有什麼好處?作者說:「首先,省下了構思架構的時間;其次,有了框架做為架構,也可以除去不必要的素材蒐集,又進一步提升了效率。在這種情況之下,我們自然更有餘裕去產出內容、優化內容,也更可能發揮巧思與創意。」 讓我們思考一個情境:當你在執行專案或任務時,無論你要跟主管匯報進度、尋求協助、展示成果,要注意的是,主管當下心中「最重要的事情」是什麼?快速、清楚地表達出事情的全貌,再直接切入其中的重點,這時候你就需要一些框架的輔助。 書中談到的「八個表達框架」,很適合用來把事情的全貌說清楚。以下,我用一張圖把這八個框架整理在一起,在每個框架裡,我用藍底色標出來的項目,就是主管心中「最重要的事情」(範例),讓我們分別來看這些範例。 1.重點框架最泛用的框架之一,把你想表達的重點濃縮成三個(盡量不要超過),掌握「三的原則」,當事情不超過三個的時候,對方會比較有耐心聽完你講的重點。當然,最後別忘了重申,你講完這三個重點的結論是什麼?這個框架可以靈活運用到以下每一種框架裡。 2.清單框架當你想要表達的事項,非得超過三個的時候,請開始「分類」。你如果想講10件事情,就試著把項目拆成三個大類別,每個分類再配置小項目(例如3:3:4)。同樣地,跟主管強調的重點,就以三個「大類別」為主,其他的小項目已經不是他最關注的重點。 3.時間框架用時間來表達一件事情,可以分為:期間、階段、步驟。以「期間」為例,區分為過去、現在、未來。通常而言,如果事情的進度沒有落後,老闆只會關心你「未來」要做什麼。如果事情真的落後了,你就多講一點「現在」做了什麼安排,「未來」能不能追趕回來。 4.空間框架用空間來表達一件事情,可以分為:距離、性質、規模。以「距離」為例,區分為遠、中、近。把事情用距離的方式表達(國外、國內、同縣市),有助於看出全貌,再從「近」的事情出發,說你的行動和計劃,同樣可以用「三個原則」講出三個行動。 5.主題框架許多人熟知的黃金圈法則,從為什麼、如何做、做什麼,由內而外說明做一件事情的目的、做法、和結果。對我們自己而言,「為什麼」的內在動力固然很重要,但主管時常關注的重點反而是你「做什麼」和有什麼「結果」(除非他不知道自己為什麼要指派你做這件事情…)。 6.議題框架這是一種很嚴謹的表達方式,總共有四個步驟:論點、理由、實例、重申。我認為最重要的在於「論點」本身,後面的眾多理由、實例、重申,都是為了支撐論點而存在。記得讓自己的表達圍繞著論點走,不要離題了而不自覺。 7.問題框架闡述一個問題的時候,可以用這四個步驟來表達:情境、衝擊、課題、對策。這四個順序並沒有一定,你必須評估當下的狀況,最希望讓主管知道的重點是什麼?然後把希望強調給主管知道的項目「移到最前面講」。 8.課題框架描述一個課題的時候,通常會用背景、任務、行動、成果,來依序交代。背景、任務、「實際完成」的行動和成果,通常是簡單帶過就好。如果事情進展順利,主管最關心的重點就是「計劃預期」的行動和成果,記得強調這個部分。 為什麼作者要提供這麼多「框架」讓我們參考使用?他說:「框架,可說是將『解決問題的過程』抽象化後的輪廓,能幫你跳脫這種漫無目的的摸索,替你創造邁出第一步的機會。」框架讓你有跡可循、讓你有勇氣踏出第一步。 此外,學習這些框架,就像是練武功的人學習蹲馬步一樣,屬於基本功的鍛鍊,唯有當你真的去使用、去練習,才能將這些框架內化成自己的東西。如果心中沒有這些基本泛用的框架,就很難將繁雜的資訊整理成有條理的重點。 什麼樣的「圖解框架」容易讓人秒懂?當你開始運用許多種不同的表達框架時,記得搭配一些「圖解」來輔助說明。作者用這篇文章〈一流商務人士的思考術:懂得用框架解決問題,加速思考到產出的品質與效率〉的「圖解框架」為例,說明在不同的情境下,你都可以運用這些圖解框架來講重點,讓人一眼就看懂(樹狀圖、流程圖、矩陣圖、文氏圖、散佈圖)。 例如,當你使用這些圖解框架來表達一件事情的時候,你還可以針對裡面想要「強調的重點」(圖中橘色)的部分,進一步深入說明。作者也提醒:「使用框架是為了跳脫框架,發展出自我的思考脈絡。」你可以先把馬步打穩,然後再發展出自己的招式。 後記雖然,這種整理重點的產出能力並非一蹴可幾,但有了《高產出的本事》這本書的幫助,會讓你少走很多冤枉路。如今,我持續向作者的文章學習,如何思考讀者的需求與文章定位、如何設計出思緒縝密的行文架構、如何用簡單的圖表呈現複雜的概念。 對於受雇者而言,這本書可以幫你增進簡報技巧、改善你的企劃提案、精煉你的說話內容。對於自雇者而言,無論是作家、講師、部落客等內容創作者,也絕對能從這本書中受益許多。 懂得將雜亂的資訊精煉之後輸出,才能將資訊化成屬於自己的知識,再用各種框架把知識傳遞給別人瞭解,成為善於講重點的人。這不只是一種職場技能,也是一種必備的生活習慣,除了會改變你職場的軌跡,也會提高你視野的高度。
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