請 填 上 有效 的 電子 郵件

Google Workspace 效率提升指南

本頁面提供下列資源說明：

• 閱讀電子郵件的訣竅
• 傳送電子郵件的訣竅
• 使用附件

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閱讀電子郵件的訣竅

變更 Gmail 收件匣的密度

您可以選擇收件匣顯示郵件的密集程度，只需變更收件匣的密度即可。

操作說明

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示
   
   
   [顯示密度]。
3. 選擇下列其中一個選項：
   • 預設
   • 標準
   • 密集
4. 點選 [確定]。

注意：如果選擇 [預設]，則您會在收件匣中看到附件的預覽畫面。

擴充標籤區域

您可以擴充 Gmail 左側的標籤區域，只要將 Chat 面板移至收件匣右側即可。

操作說明

在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置

你可以將 Chat 面板移至 Gmail 收件匣的右側或左側。

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的 [設定] 圖示
   
   [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [即時通訊和 Meet]。
4. 在 [即時通訊位置] 旁邊，選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]。
5. 按一下 [儲存變更]。

同時查看聊天室和收件匣

在 Gmail 中，聊天室會以全螢幕模式開啟。如要使用 Gmail 處理多項工作，同時留意聊天室活動，請改用彈出式視窗開啟聊天室。

在會話串頂端查看新郵件

根據預設，Gmail 會將會話群組中的最新郵件顯示在會話串底部。如果您想在會話串頂端查看新郵件，可以透過 Chrome 線上應用程式商店安裝擴充功能。

操作說明

將會話群組串中的郵件以反向排序

1. 開啟 Chrome 線上應用程式商店。
2. 在左側的搜尋框中輸入搜尋字詞，例如「對調 "Gmail reverse conversation"。
3. 找到您要使用的擴充功能後，按一下 [加到 Chrome]。部分擴充功能可能會要求您授予特定權限或提供資料。
4. 按一下 [新增擴充功能] 加以確認。

讓收件者不必水平捲動郵件

有時因為郵件中含有大型圖片或表格，您可能需要水平捲動畫面才能查看完整郵件。在您點選「傳送」前，只要檢查以下幾點，收件者就可以直接查看完整郵件，不必水平捲動畫面。

操作說明

讓收件者不必水平捲動郵件

1. 在 Gmail 中開啟郵件。
2. 如果郵件中含有表格，或者您打算貼上文字，請確認內容是否有固定寬度。
3. 如要使用電子郵件簽名，請避免加入太大的圖片，否則將使電子郵件簽名變得過寬。

關閉自動提醒功能

您可能會在收件匣頂端看到舊郵件，以及提醒您回覆或追蹤後續情況的建議訊息。您可以視需求隱藏這些建議。

接收其他電子郵件平台的電子郵件

管理員必須啟用 IMAP 和 POP，您才能接收其他應用程式的電子郵件。

使用 Gmail 時，您可以接收其他應用程式的電子郵件，例如 Microsoft Outlook 或 Apple 郵件。如要接收其他應用程式的電子郵件，您必須啟用 IMAP、移除 IMAP 郵件的資料夾大小限制，並顯示所有要從其他應用程式納入的 IMAP 資料夾。

操作說明

啟用 IMAP、移除資料夾大小限制，並顯示所有資料夾

傳送電子郵件的訣竅

收回剛剛傳送的電子郵件

如果您在傳送電子郵件後改變心意，可以在短時間內取消傳送。您可以在郵件送出後立即撤回郵件，步驟如下：

操作說明

使用「取消傳送」功能撤回電子郵件

1. 畫面左下方會顯示「郵件已送出」訊息，以及「取消傳送」和「檢視郵件」這兩個選項。
2. 按一下「取消傳送」。

選擇已傳送郵件可回收的時限

詳情請造訪 Gmail 說明中心

使用電子郵件範本傳送預先撰寫的電子郵件

如果每次有人透過電子郵件提出同一個常見問題，您就必須一一回覆相同的內容，這樣是不是很累人呢？如果想減少這類麻煩，您可以將撰寫的回覆內容儲存為電子郵件內文範本，還可以附上簽名。這樣一來，往後只要按幾下滑鼠開啟範本，就能輕鬆傳送相同內容的郵件。

注意：電子郵件範本僅適用於 Gmail 網頁版，不適用於 Gmail 行動應用程式。

節省時間：透過單一地址向多人傳送郵件

如果您經常傳送電子郵件或活動邀請給相同使用者，可以為他們建立 Google 群組。下次撰寫郵件時，只要將電子郵件寄給群組，就可以一次傳送給所有成員。您可以運用相同的群組來安排 Google 日曆會議。

操作說明

建立群組電子郵件地址

1. 登入 Google 網路論壇。
2. 按一下頂端的「建立群組」。
3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。以下是建議設定：
   • 誰可以查看會話群組：僅限團隊成員 (如果您不想公開專案交流訊息)。
   • 群組成員：專案團隊中每位成員的電子郵件地址。
   • 群組管理員：某位團隊成員的電子郵件地址，該成員之後可能需要將其他使用者加進團隊。
   • 直接新增成員：開啟這個選項，即可控管哪些使用者可加入群組。
4. 按一下 [建立群組]。

如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。

如需瞭解詳情，請前往 Google 網路論壇說明中心

在 Gmail 中開啟 Chrome 電子郵件連結

僅限 Chrome 瀏覽器

在網頁中點選電子郵件連結時，除了使用桌面用戶端自動開啟連結，您也可以調整設定，改讓系統自動在 Gmail 中開啟這類連結。

建議您立即將 Gmail 設為預設電子郵件程式。只要點選電子郵件連結，系統就會在新分頁中開啟 Gmail 的「撰寫」視窗，並將電子郵件地址預先填入 [收件者：] 欄位。

操作說明

將 Gmail 設為預設電子郵件程式，以便在 Chrome 瀏覽器中開啟電子郵件連結

以其他語言輸入文字

您可以透過輸入工具 (包括特殊鍵盤)，以北印度文、阿拉伯文或中文等語言輸入文字。視要輸入的語言而定，您可以使用不同類型的輸入工具。

使用附件

傳送雲端硬碟中的大型附件

使用 Gmail 傳送檔案時，您最多可以新增 25 MB 的附件。但如果您需要傳送較大的檔案，例如影片呢？您可以將這些大型檔案儲存在 Google 雲端硬碟中，然後在電子郵件中插入 Google 雲端硬碟或共用雲端硬碟的連結。

注意：如果收件者不具備該檔案的檢視權限，Gmail 會在您傳送郵件前要求授予對方存取權。

操作說明

在 Gmail 郵件中插入雲端硬碟檔案

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫]。
3. 按一下「Google 雲端硬碟」圖示
   
   。
4. 選取您要附加的檔案。
5. 在頁面底部選取檔案傳送方式：
   • 雲端硬碟連結：如果您的檔案儲存在雲端硬碟中，包括透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單建立而成的檔案，您可以使用這個選項。
   • 附件：這個選項僅適用於不是透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單所建立的檔案。
6. 按一下 [插入]。

儲存及下載附件

透過 Gmail 收到檔案時，可以將檔案下載到電腦上，或是將檔案副本儲存至 Google 雲端硬碟。

操作說明

將附件下載到電腦

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 開啟要下載附件的電子郵件。
3. 將滑鼠游標懸停在縮圖上，然後點選「下載」圖示
   
   。

瀏覽器會將下載的附件儲存到下載資料夾中。只要查看瀏覽器的設定，即可找出下載內容的存放位置。如果你使用的是 Google Chrome，可以參閱這篇文章，瞭解如何使用 Chrome 下載檔案。

此外，將電子郵件中的圖片和附件拖曳到桌面，也可以將這些內容下載到電腦中。

如何將 Gmail 附件儲存到雲端硬碟

重要事項：某些附件僅供查看或分享，無法儲存到 Google 雲端硬碟。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 開啟所需電子郵件。
3. 將滑鼠游標懸停在縮圖上，然後按一下「新增至雲端硬碟」圖示 。

你可以前往 Google 雲端硬碟查看已下載的所有檔案。

以附件形式轉寄電子郵件

使用 Gmail 時，您可以將電子郵件直接附加到新郵件中，不必分別轉寄個別郵件。您也可以在一封電子郵件中附加多封郵件。

操作說明

以附件形式轉寄單一電子郵件

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 選取所需的電子郵件。
3. 依序按一下「更多」
   
   「以附件形式轉寄」。
4. 在「收件者」欄位中新增收件者。您也可以在「副本」和「密件副本」欄位中新增收件者。
5. 新增主旨。
6. 撰寫郵件內文。
7. 按一下底部的 [傳送]。

附註：在郵件上按一下滑鼠右鍵，或將檔案拖曳到郵件內文中，也能夠以附件形式轉寄電子郵件。

以附件形式轉寄多封電子郵件

1. 開啟 Gmail。
2. 按一下 [撰寫]。
3. 找出您要附加的郵件，勾選旁邊的方塊，然後將這些郵件拖曳至新郵件的視窗。
4. 在新郵件中輸入收件者、主旨和郵件內文。
5. 按一下 [傳送]。

在回覆電子郵件中附加電子郵件

詳情請造訪 Gmail 說明中心

使用 Gmail 從 Acrobat 傳送 PDF 檔案

您可以使用 Gmail 直接從 Adobe Acrobat 或 Acrobat Reader 傳送 Adobe PDF 檔案，不過這需要先授予您的 Gmail 帳戶存取權。此外，管理員可能會為了維護安全而停用這個選項。

注意：貴公司的 IT 政策必須允許您在 Acrobat 中運用網路郵件服務傳送檔案，如果您無法將 Acrobat 與 Gmail 搭配使用，請洽詢您的 IT 團隊。